รับรองเอกสารกับทนาย Notarial Services Attorney คืออะไร ต่างจากเซ็นรับรองสำเนาเองอย่างไร

หลายคนเคยเจอสถานการณ์แบบนี้ — ถ่ายสำเนาบัตรประชาชนหรือเอกสารสำคัญ เขียนคำว่า "สำเนาถูกต้อง" แล้วเซ็นชื่อกำกับด้วยตัวเอง ส่งไปให้หน่วยงานหรือคู่สัญญาต่างประเทศ แต่กลับถูกตีกลับมาพร้อมคำตอบว่า "เอกสารนี้ต้องผ่านการรับรองเอกสารจากทนายความก่อน" หลายคนงงว่าทำไมสำเนาที่เซ็นรับรองเองไม่พอ และ "ทนายรับรองเอกสาร" ที่ว่านี้คือใคร ทำหน้าที่อะไรกันแน่ บทความนี้จะช่วยไขข้อสงสัยและอธิบายให้ชัดว่าเมื่อไหร่ที่ควรใช้บริการนี้

ทนายรับรองเอกสาร (Notarial Services Attorney) คือใคร

ประเทศไทยยังไม่มีระบบ Notary Public ในรูปแบบเดียวกับหลายประเทศ แต่มีระบบ ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร ซึ่งเป็นทนายความที่ผ่านการอบรมและขึ้นทะเบียนตามหลักเกณฑ์ของสภาทนายความ ตามข้อบังคับสภาทนายความว่าด้วยการขึ้นทะเบียนทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร เรียกกันทั่วไปว่า Notarial Services Attorney

ทนายกลุ่มนี้ไม่ใช่ทนายความทั่วไปที่รับว่าความหรือให้คำปรึกษากฎหมายเพียงอย่างเดียว แต่ต้องผ่านการอบรมและขึ้นทะเบียนเป็นการเฉพาะ จึงจะสามารถให้บริการรับรองลายมือชื่อ รับรองสำเนาเอกสาร รับรองคำแปลหรือการลงลายมือชื่อของผู้แปล และจัดทำคำรับรองเอกสารในรูปแบบที่เกี่ยวข้องได้ตามหลักเกณฑ์

เซ็นรับรองสำเนาเองกับให้ทนายรับรอง ต่างกันอย่างไร

การเขียน "สำเนาถูกต้อง" แล้วเซ็นชื่อเองเป็นการรับรองในฐานะเจ้าของเอกสาร ซึ่งใช้ได้กับงานราชการทั่วไปในประเทศไทยหลายกรณี แต่การรับรองแบบนี้อาศัย "คำยืนยันของตัวเอง" เป็นหลัก ไม่มีบุคคลที่สามที่ได้รับอนุญาตตามกฎหมายมาช่วยยืนยันความถูกต้อง

ในขณะที่การรับรองเอกสารโดย Notarial Services Attorney คือการให้ผู้ที่ขึ้นทะเบียนตามกฎหมายเป็นพยานยืนยันว่า ลายมือชื่อในเอกสารเป็นของบุคคลนั้นจริง หรือสำเนาที่ทำขึ้นตรงกับต้นฉบับจริง ซึ่งเพิ่มน้ำหนักความน่าเชื่อถือให้เอกสารมากกว่าการรับรองด้วยตนเอง โดยเฉพาะเมื่อผู้รับเอกสารเป็นหน่วยงานต่างประเทศ สถานทูต หรือคู่สัญญาที่ไม่สามารถตรวจสอบตัวตนผู้เซ็นได้โดยตรง

กรณีที่มักต้องใช้บริการรับรองเอกสารจากทนาย

โดยหลักแล้ว การรับรองเอกสารประเภทนี้มักจำเป็นเมื่อนำเอกสารไปใช้ต่างประเทศ เช่น

• เอกสารประกอบการยื่นวีซ่า สมัครเรียนต่อ หรือทำงานในต่างประเทศ
• หนังสือมอบอำนาจที่จะใช้ในต่างประเทศ
• เอกสารบริษัท เช่น หนังสือรับรองบริษัท รายชื่อผู้ถือหุ้น สำหรับการทำธุรกิจหรือลงทุนร่วมกับพันธมิตรต่างชาติ
• คำแปลเอกสารที่ต้องยืนยันว่าผู้แปลลงลายมือชื่อจริง

นอกจากนี้ ในบางกรณีแม้เอกสารจะใช้ในประเทศไทย หน่วยงานหรือคู่สัญญาบางแห่งก็อาจกำหนดให้ต้องมีการรับรองลายมือชื่อหรือรับรองสำเนาโดยทนายความ เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือของเอกสาร โดยเฉพาะธุรกรรมที่มีมูลค่าสูงหรือมีความเสี่ยงเรื่องการปลอมแปลง อย่างไรก็ตาม ข้อกำหนดของแต่ละหน่วยงานอาจแตกต่างกันไป จึงควรตรวจสอบกับหน่วยงานปลายทางโดยตรงก่อนเสมอ ว่าต้องการรูปแบบการรับรองแบบใด

ขั้นตอนการขอรับรองเอกสารกับทนาย

โดยทั่วไปขั้นตอนไม่ซับซ้อน ผู้ขอรับรองต้องเตรียมเอกสารที่ต้องการรับรอง พร้อมบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางตัวจริง มาแสดงตัวต่อหน้าทนายความผู้ทำคำรับรอง ทนายจะตรวจสอบตัวตนและยืนยันว่าเอกสารหรือลายมือชื่อนั้นถูกต้องตรงกับตัวจริง ก่อนประทับตรารับรองพร้อมลงลายมือชื่อกำกับ หากเอกสารจะนำไปใช้ต่างประเทศ ในหลายกรณีอาจต้องนำไปรับรองต่อที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ และ/หรือสถานทูตหรือหน่วยงานปลายทางอีกชั้นหนึ่ง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของประเทศหรือหน่วยงานที่จะรับเอกสาร (ขั้นตอนนี้เคยอธิบายไว้โดยละเอียดในบทความก่อนหน้าเรื่องการเตรียมเอกสารไปใช้ต่างประเทศ)

WPK ช่วยอะไรได้บ้าง

ทีม WPK Notary & Translation Services ให้บริการรับรองเอกสารโดยทนายความที่ขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความ พร้อมบริการแปลเอกสารไทย-อังกฤษ-ญี่ปุ่น ควบคู่กันในที่เดียว ช่วยให้ลูกค้าไม่ต้องวิ่งหาหลายที่ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารส่วนบุคคล เอกสารบริษัท หรือหนังสือมอบอำนาจ ทีมงานพร้อมให้คำปรึกษาว่าเอกสารของท่านจำเป็นต้องผ่านขั้นตอนใดบ้างก่อนนำไปใช้งานจริง

คำถามที่พบบ่อย

1. เซ็นรับรองสำเนาเองแล้วใช้ไม่ได้เลยหรือ?
ใช้ได้ในหลายกรณีสำหรับงานราชการในประเทศ แต่หากปลายทางเป็นหน่วยงานต่างประเทศหรือมีข้อกำหนดเฉพาะ มักต้องผ่านการรับรองโดยทนายความ

2. ทนายความทั่วไปรับรองเอกสารแบบนี้ได้หรือไม่?
ต้องเป็นทนายความที่ผ่านการอบรมและขึ้นทะเบียนเป็นผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสารกับสภาทนายความโดยเฉพาะ ทนายความทั่วไปที่ไม่ได้ขึ้นทะเบียนไม่สามารถทำหน้าที่นี้ได้

3. เอกสารที่แปลแล้ว ต้องรับรองด้วยหรือไม่?
ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทาง บางกรณีต้องการเพียงคำแปลที่มีลายเซ็นผู้แปล บางกรณีต้องการให้รับรองว่าผู้แปลลงลายมือชื่อจริงด้วย

4. รับรองเอกสารกับ Apostille เหมือนกันหรือไม่?
ไม่เหมือนกัน การรับรองเอกสารโดยทนายความเป็นการรับรองในชั้นต้น เช่น รับรองลายมือชื่อหรือสำเนาเอกสาร ส่วน Apostille เป็นระบบรับรองเอกสารระหว่างประเทศภายใต้อนุสัญญา Apostille ซึ่งใช้ระหว่างประเทศที่เป็นภาคี ปัจจุบันประเทศไทยอยู่ระหว่างดำเนินการเข้าเป็นภาคี โดยคาดว่าจะมีผลบังคับใช้ประมาณต้นปี 2570 ทั้งนี้ยังควรตรวจสอบความคืบหน้าล่าสุดจากกรมการกงสุลก่อนนำเอกสารไปใช้

5. ต้องเตรียมเอกสารอะไรไปบ้าง?
โดยทั่วไปคือเอกสารต้นฉบับที่ต้องการรับรอง และบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางตัวจริงของผู้ขอรับรอง ทั้งนี้ควรสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมกับผู้ให้บริการก่อนนัดหมาย

หากมีเอกสารที่ต้องการรับรองไม่ว่าจะใช้ในประเทศหรือต่างประเทศ ทีม WPK ยินดีให้คำปรึกษาและช่วยตรวจสอบว่าเอกสารของท่านต้องผ่านขั้นตอนใดบ้าง

โดยสามารถทักแชทที่อยู่ทางด้านขวา หรือตามช่องทางต่อไปนี้ (ไลน์จะตอบไวที่สุด)
📧 Email: wpk.notary@gmail.com
📍 Facebook: WPK Notary
📲 Line: @519clses