ส่งเอกสารไทยไปเกาหลีใต้ ต้องรับรองยังไง?

คนไทยที่ต้องใช้เอกสารในเกาหลีใต้มีหลายกลุ่ม ทั้งผู้ที่ทำงานหรือประกอบธุรกิจในเกาหลีใต้ คู่รักที่วางแผนจดทะเบียนสมรสกับชาวเกาหลี นักเรียนที่สมัครเรียนต่อในมหาวิทยาลัยเกาหลี รวมถึงผู้ที่ต้องยื่นเอกสารต่อหน่วยงานราชการเกาหลีในรูปแบบต่างๆ

เรื่องที่ทำให้หลายคนสับสนคือเรื่อง Apostille ซึ่งเป็นระบบรับรองเอกสารระหว่างประเทศที่ใช้กันแพร่หลายใน 129 ประเทศทั่วโลก และมักได้ยินว่าทำให้การส่งเอกสารข้ามประเทศสะดวกขึ้นมาก

สำหรับการส่งเอกสารไทยไปเกาหลีใต้ในตอนนี้ ระบบ Apostille ยังใช้ไม่ได้ในทางปฏิบัติ เพราะแม้ไทยจะลงนามเข้าร่วมเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille แล้วในเดือนธันวาคม 2568 อนุสัญญายังไม่มีผลบังคับใช้ หน่วยงานในไทยจึงยังไม่สามารถออก Apostille ได้ เอกสารไทยทุกประเภทจึงยังต้องผ่านกระบวนการ Legalization แบบดั้งเดิมอยู่

สถานะ Apostille ของไทย ณ ปัจจุบัน

เมื่อเดือนธันวาคม 2568 คณะรัฐมนตรีไทยได้อนุมัติการเข้าร่วมเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille ซึ่งเป็นก้าวสำคัญที่จะเปลี่ยนระบบนิติกรณ์เอกสารของไทยในอนาคต อย่างไรก็ตาม อนุสัญญาจะมีผลบังคับใช้ได้ก็ต่อเมื่อไทยได้ deposit instrument of accession กับองค์กรสนธิสัญญาที่กรุงเฮก และผ่านขั้นตอนตามที่อนุสัญญากำหนด คาดว่าจะมีผลบังคับใช้ในราวปี 2570 จนกว่าจะถึงวันนั้น ขั้นตอนการนิติกรณ์แบบเดิมยังคงใช้อยู่ทั้งหมด

ขั้นตอนการรับรองเอกสารไทยเพื่อใช้ในเกาหลีใต้

กระบวนการรับรองเอกสารไทยสำหรับใช้ในเกาหลีใต้มีสามขั้นตอนหลักที่ต้องทำตามลำดับ

ขั้นที่ 1: รับรองโดยหน่วยงานในประเทศ

เอกสารต้องได้รับการรับรองจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้องในประเทศไทยก่อน โดยขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสาร เช่น เอกสารราชการอย่างทะเบียนสมรสหรือสูติบัตรต้องผ่านการรับรองจากกรมการปกครองหรือหน่วยงานที่ออกเอกสารนั้น ส่วนเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการศึกษาอาจต้องผ่านการรับรองจากสถาบันการศึกษาหรือกระทรวงศึกษาธิการ

ขั้นที่ 2: รับรองโดยกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ

เมื่อเอกสารผ่านการรับรองจากหน่วยงานต้นสังกัดแล้ว ขั้นตอนต่อมาคือการนำเอกสารไปรับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ ซึ่งรับรองว่าลายมือชื่อและตราประทับของหน่วยงานในขั้นที่ 1 ถูกต้องแท้จริง

ขั้นที่ 3: รับรองโดยสถานทูตเกาหลีใต้ในประเทศไทย

ขั้นตอนสุดท้ายคือการนำเอกสารไปรับรองที่สถานเอกอัครราชทูตสาธารณรัฐเกาหลีประจำประเทศไทย เพื่อให้ฝ่ายเกาหลียืนยันว่าการรับรองของกระทรวงการต่างประเทศไทยถูกต้อง และเอกสารสามารถนำไปใช้ในเกาหลีใต้ได้

เอกสารที่ต้องแปลก่อนนำไปรับรอง

เอกสารภาษาไทยที่จะใช้ในเกาหลีใต้ส่วนใหญ่ต้องแปลเป็นภาษาเกาหลีหรือภาษาอังกฤษก่อน ขึ้นอยู่กับความต้องการของหน่วยงานปลายทาง คำแปลนั้นต้องได้รับการรับรองด้วยเช่นกัน เพื่อให้หน่วยงานที่รับเอกสารในเกาหลียืนยันได้ว่าคำแปลถูกต้องตรงกับต้นฉบับ

ตัวอย่างเอกสารที่มักต้องแปลและรับรอง ได้แก่ ทะเบียนบ้าน สูติบัตร ทะเบียนสมรส ใบแสดงผลการเรียน ปริญญาบัตร และหนังสือรับรองการทำงาน

กรณีที่พบบ่อยและข้อควรระวัง

• จดทะเบียนสมรสกับชาวเกาหลี

คู่รักที่ต้องการจดทะเบียนสมรสในเกาหลีใต้ต้องเตรียมหนังสือรับรองความเป็นโสด (Certificate of Single Status) ที่ออกโดยสำนักทะเบียนอำเภอหรือเขต จากนั้นต้องผ่านการแปลและรับรองครบทั้งสามขั้นตอน หากขาดเอกสารใดเอกสารหนึ่งหรือรับรองไม่ครบขั้น สถานทะเบียนเกาหลีจะปฏิเสธการจดทะเบียน

• สมัครเรียนต่อในเกาหลีใต้

มหาวิทยาลัยเกาหลีส่วนใหญ่ต้องการ Transcript และปริญญาบัตรที่ได้รับการรับรองอย่างเป็นทางการ การยื่นเอกสารที่รับรองไม่ครบอาจทำให้กระบวนการสมัครล่าช้าหรือถูกปฏิเสธ

• ทำงานในเกาหลีใต้

นายจ้างและหน่วยงานด้านแรงงานในเกาหลีมักขอเอกสารประกอบการสมัครงาน เช่น วุฒิการศึกษาและใบรับรองประสบการณ์ทำงานที่ผ่านการรับรองครบถ้วน

คำถามที่พบบ่อย

• เอกสารไทยทำ Apostille เพื่อใช้ในเกาหลีได้ไหม?

ยังไม่ได้ในตอนนี้ ไทยลงนามเข้าร่วมเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille แล้วในเดือนธันวาคม 2568 และคาดว่าจะมีผลบังคับใช้ในราวปี 2570 แต่จนกว่าจะถึงวันนั้น หน่วยงานในไทยยังออก Apostille ไม่ได้ เอกสารไทยจึงยังต้องผ่านกระบวนการ Legalization แบบสามขั้นตอนอยู่

• ถ้าหน่วยงานในเกาหลีขอ Apostille จะทำอย่างไร?

กรณีนี้ต้องแจ้งให้หน่วยงานในเกาหลีทราบว่าอนุสัญญา Apostille ของไทยยังไม่มีผลบังคับใช้ และเสนอเอกสารที่ผ่าน Legalization ครบสามขั้นตอนแทน ซึ่งในทางปฏิบัติหน่วยงานส่วนใหญ่ยอมรับวิธีนี้

• ต้องแปลเอกสารก่อนหรือหลังการรับรอง?

โดยทั่วไปต้องแปลก่อน แล้วค่อยนำทั้งต้นฉบับและคำแปลไปรับรองพร้อมกัน อย่างไรก็ตามขั้นตอนที่แน่นอนอาจแตกต่างกันขึ้นอยู่กับประเภทเอกสารและความต้องการของหน่วยงานปลายทาง การตรวจสอบกับหน่วยงานที่จะรับเอกสารโดยตรงก่อนเริ่มดำเนินการจึงเป็นสิ่งที่แนะนำ

สรุป

การส่งเอกสารไทยไปใช้ในเกาหลีใต้ต้องผ่านกระบวนการรับรองนิติกรณ์สามขั้นตอน ได้แก่ รับรองจากหน่วยงานต้นสังกัด รับรองจากกรมการกงสุลกระทรวงการต่างประเทศ และรับรองจากสถานทูตเกาหลีในไทย เอกสารที่ข้ามขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งจะถูกปฏิเสธ และการเริ่มกระบวนการใหม่ตั้งแต่ต้นอาจใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้มาก

การเตรียมเอกสารให้ถูกต้องตั้งแต่แรกจึงประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายได้มากกว่าการแก้ไขภายหลัง

ถ้ากำลังเตรียมเอกสารสำหรับใช้ในเกาหลีใต้และไม่แน่ใจว่าต้องเริ่มจากตรงไหน WPK ยินดีให้คำปรึกษาเบื้องต้น ทีมของเราดูแลทั้งการแปลเอกสาร การรับรองคำแปล และการประสานงานขั้นตอนนิติกรณ์ให้ครบถ้วน

สามารถทักแชทที่อยู่ทางด้านขวา หรือตามช่องทางต่อไปนี้ (ไลน์จะตอบไวที่สุด)
📧 Email: wpk.notary@gmail.com
📍 Facebook: WPK Notary
📲 Line: @519clses

เผยแพร่โดย: WPK Notary and Translation Services