กฎหมายรับรองเอกสาร (Legalization) อัปเดตใหม่

สิ่งที่ควรรู้ก่อนแปลและรับรองเอกสาร เพื่อให้ใช้งานได้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย

เมื่อเร็ว ๆ นี้ กระทรวงการต่างประเทศได้เผยแพร่ แนวปฏิบัติและขั้นตอนการรับรองเอกสาร (Legalization) ฉบับปรับปรุง
ซึ่งประกาศอย่างเป็นทางการในราชกิจจานุเบกษา เมื่อวันที่ 4 ธันวาคม 2568 โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้การรับรองเอกสารเป็นไปอย่างถูกต้อง เป็นมาตรฐานเดียวกัน และสามารถตรวจสอบได้ 

การอัปเดตครั้งนี้ แม้หลักการโดยรวมจะยังคงเดิม แต่มีรายละเอียดในเชิงขั้นตอน รูปแบบ และลำดับการดำเนินการที่ ผู้ใช้เอกสารควรทราบ โดยเฉพาะผู้ที่ต้องนำเอกสารไปใช้ในต่างประเทศ หรือยื่นต่อหน่วยงานที่อ้างอิงกฎหมายระหว่างประเทศ

หลักการสำคัญของการรับรองเอกสารตามกฎหมายใหม่

ตามแนวปฏิบัติที่ระบุไว้ในเอกสาร
การรับรองเอกสาร (Legalization) มีสาระสำคัญคือ

กระทรวงการต่างประเทศรับรอง ความถูกต้องของลายมือชื่อ ตราประทับ และสถานะของผู้ลงนาม
มิได้เป็นการรับรองเนื้อหาของเอกสาร

ดังนั้น การรับรองจะพิจารณาจาก

• ผู้ลงนามมีอำนาจตามกฎหมายหรือไม่
• ลายมือชื่อและตราประทับตรงกับฐานข้อมูลหรือไม่
• เอกสารผ่านกระบวนการที่ถูกต้องตามลำดับหรือไม่

หากขั้นตอนใดไม่ครบถ้วน การรับรองอาจไม่สมบูรณ์ และเอกสารอาจไม่สามารถนำไปใช้ได้ตามวัตถุประสงค์

ขั้นตอนการรับรองเอกสาร (Legalization) ตามแนวปฏิบัติล่าสุด

จากเอกสารแนบ สามารถสรุปขั้นตอนสำคัญได้ดังนี้ 

https://image.mfa.go.th/mfa/0/zE6021nSnu/%E0%B9%80%E0%B8%AD%E0%B8%81%E0%B8%AA%E0%B8%B2%E0%B8%A3/0304_act2025.pdf

1️⃣ การจัดเตรียมเอกสาร

เอกสารที่นำมารับรองต้องเป็น

• เอกสารราชการที่ออกโดยหน่วยงานของรัฐ
  หรือ
• เอกสารเอกชนที่มีการรับรองลายมือชื่ออย่างถูกต้อง

ในกรณีเอกสารเอกชน เช่น สัญญา หนังสือมอบอำนาจ หรือหนังสือรับรองต่าง ๆ
จำเป็นต้องผ่านการรับรองลายมือชื่อจากผู้มีอำนาจตามที่กฎหมายกำหนดก่อน

2️⃣ การแปลเอกสารและการรับรองคำแปล

หากเอกสารไม่ใช่ภาษาที่หน่วยงานปลายทางใช้
ต้องมีการแปลเอกสาร และจัดทำคำรับรองคำแปล (Certified Translation)

ตามแนวปฏิบัติใหม่ คำรับรองคำแปลต้อง

• ระบุข้อความรับรองอย่างชัดเจน
• ระบุผู้แปลและผู้รับรองคำแปล
• สอดคล้องกับรูปแบบที่กระทรวงการต่างประเทศยอมรับ

3️⃣ การยื่นรับรองกับกระทรวงการต่างประเทศ

กระทรวงการต่างประเทศจะพิจารณารับรอง

• ลายมือชื่อ
• ตราประทับ
• สถานะของผู้ลงนามในเอกสาร

โดยมีการใช้ระบบตรวจสอบ เช่น หมายเลขอ้างอิง หรือ QR Code
เพื่อเพิ่มความถูกต้องและความโปร่งใสในการตรวจสอบเอกสาร

4️⃣ การรับรองเพิ่มเติมจากสถานทูตหรือกงสุล (ถ้ามี)

สำหรับบางประเทศ เอกสารที่ผ่านการรับรองจากกระทรวงการต่างประเทศแล้ว
อาจต้องนำไปรับรองเพิ่มเติมจาก

• สถานเอกอัครราชทูต
• สถานกงสุลใหญ่

ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของประเทศปลายทางเป็นสำคัญ

เหตุผลที่ควรเลือกผู้ให้บริการที่ทำตามแนวปฏิบัติล่าสุด

เนื่องจากกฎหมายและแนวปฏิบัติได้รับการปรับปรุง
การดำเนินการรับรองเอกสารในปัจจุบันจึงต้องอาศัย

• ความเข้าใจด้านกฎหมาย
• ความเข้าใจด้านขั้นตอนราชการ
• และความละเอียดในเชิงเอกสาร

การเลือกผู้ให้บริการที่ติดตามและปฏิบัติตามแนวทางล่าสุด
จะช่วยให้เอกสาร

• ดำเนินการได้อย่างราบรื่น
• ลดความจำเป็นในการแก้ไขซ้ำ
• และสามารถนำไปใช้งานได้ตรงตามวัตถุประสงค์

เอกสารที่ควรให้ความสำคัญเป็นพิเศษ

เอกสารที่มักต้องอ้างอิงขั้นตอนตามกฎหมายใหม่อย่างเคร่งครัด ได้แก่

• เอกสารราชการแปลภาษา
• เอกสารศาลและคำพิพากษา
• หนังสือมอบอำนาจ
• เอกสารบริษัทและ Affidavit
• วุฒิการศึกษาและเอกสารการศึกษา
• เอกสารสำหรับใช้ในต่างประเทศทุกประเภท

สรุป

การอัปเดตกฎหมายและแนวปฏิบัติการรับรองเอกสาร
มีเป้าหมายเพื่อให้การใช้งานเอกสารมีความถูกต้อง น่าเชื่อถือ และเป็นมาตรฐานเดียวกัน

สำหรับผู้ที่กำลังจะแปลและรับรองเอกสาร
การเลือกดำเนินการตามขั้นตอนที่อัปเดตล่าสุดตั้งแต่ต้น
จะช่วยให้เอกสารสามารถใช้งานได้อย่างมั่นใจ และสอดคล้องกับข้อกำหนดทางกฎหมาย

หากต้องการคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอนการรับรองเอกสารตามแนวปฏิบัติล่าสุด
สามารถสอบถามเพื่อประเมินแนวทางที่เหมาะสมกับเอกสารของแต่ละกรณีได้ค่ะ

สามารถปรึกษาฟรีได้ทันทีผ่านแชททางด้านขวา หรือตามช่องทางต่อไปนี้ค่ะ

📧 Email: wpk.notary@gmail.com

📍 Facebook: WPK Notary

📲 Line: @519clses