รับรองเอกสารไทย–จีน ขั้นตอนล่าสุด (ก่อน Apostille มีผลบังคับใช้)

หลายท่านที่ต้องเตรียมเอกสารไปทำงาน เรียนต่อ จดทะเบียนสมรส หรือทำธุรกิจกับฝั่งจีน มักเข้าใจผิดว่าตอนนี้สามารถใช้ Apostille รับรองเอกสารไทยไปใช้ที่จีนได้แล้ว เพราะเห็นข่าวว่าไทยเข้าร่วมอนุสัญญากรุงเฮกแล้ว ในทางกลับกัน บางท่านที่ต้องนำเอกสารจากจีน เช่น ใบทะเบียนสมรส หรือหนังสือรับรองบริษัท มาใช้ในไทย ก็ไม่แน่ใจว่าต้องผ่านขั้นตอนอะไรบ้างก่อนหน่วยงานไทยจะรับเอกสาร บทความนี้สรุปสถานะล่าสุดของการรับรองเอกสารระหว่างไทย-จีนทั้งสองทิศทาง เพื่อให้ท่านเตรียมตัวได้ถูกต้องและไม่เสียเวลา

สรุปสั้น (TL;DR)

1. ทำไม Apostille ยังใช้กับไทย-จีนไม่ได้ในตอนนี้

อนุสัญญากรุงเฮก ค.ศ. 1961 ว่าด้วย Apostille จะใช้แทนกระบวนการรับรองผ่านสถานทูต/กงสุลได้ ก็ต่อเมื่อ ทั้งประเทศต้นทางและปลายทางเป็นภาคีอนุสัญญาแล้วทั้งคู่

เนื่องจากไทยยังไม่เป็นภาคีที่มีผลบังคับใช้ ระบบ Apostille ระหว่างสองประเทศจึงยังใช้ไม่ได้จนกว่าจะถึงวันดังกล่าว ทั้งนี้ ฮ่องกงและมาเก๊าเป็นภาคีอนุสัญญานี้มาก่อนแล้วตั้งแต่ปี 2508 และ 2512 ตามลำดับ และยังคงสถานะภาคีต่อเนื่อง แต่ ใช้คนละระบบกับจีนแผ่นดินใหญ่ จึงควรตรวจสอบให้แน่ชัดว่าเอกสารของท่านเกี่ยวข้องกับพื้นที่ใด

2. ขั้นตอนปัจจุบัน: เอกสารไทย → ใช้ในจีน

• แปลเอกสาร เป็นภาษาอังกฤษหรือภาษาจีน โดยผู้แปลที่หน่วยงานปลายทางยอมรับ
• รับรองนิติกรณ์ที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศไทย (ทั้งต้นฉบับและคำแปล)
• รับรองโดยสถานทูต/สถานกงสุลจีนประจำประเทศไทย ผ่านศูนย์บริการที่ได้รับมอบหมาย (Visa for China Service Center)

ทั้งนี้ ไม่ใช่เอกสารทุกประเภทที่ต้องผ่านการรับรองโดย Notarial Services Attorney ก่อนขั้นตอนที่ 2 เสมอไป ขึ้นอยู่กับประเภทเอกสารและข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทางในจีน ควรตรวจสอบเป็นรายกรณี

3. ขั้นตอนปัจจุบัน: เอกสารจีน → ใช้ในไทย

• รับรองโนตารีในจีน และรับรองโดยหน่วยงานต่างประเทศของจีน (ระดับมณฑลหรือส่วนกลาง)
• รับรองโดยสถานเอกอัครราชทูตไทยประจำกรุงปักกิ่ง หรือสถานกงสุลใหญ่ไทยที่มีเขตอำนาจ
• เมื่อเอกสารมาถึงไทยแล้ว แปลเป็นภาษาไทย และรับรองคำแปลให้ถูกต้องตามที่หน่วยงานปลายทางในไทยกำหนด

4. สิ่งที่จะเปลี่ยนไปหลัง 28 กุมภาพันธ์ 2570

เมื่ออนุสัญญามีผลบังคับใช้กับไทยแล้ว เอกสารไทย-จีนจะสามารถใช้ใบรับรอง Apostille ใบเดียวแทนขั้นตอนรับรองหลายชั้นได้ ช่วยลดเวลาและค่าใช้จ่ายลงอย่างมีนัยสำคัญ อย่างไรก็ตาม ในช่วงเปลี่ยนผ่านนี้ ควรตรวจสอบกับหน่วยงานปลายทางทุกครั้ง ว่าจะยอมรับเอกสารรูปแบบ Legalization เดิม หรือรอ Apostille เท่านั้น และแม้ถึงวันดังกล่าวแล้ว ก็ยังควรติดตามประกาศจากกรมการกงสุลว่าหน่วยงานใดในไทยได้รับมอบหมายให้เป็นผู้ออก Apostille อย่างเป็นทางการ

ให้ WPK Notary and Translation Services ช่วยดำเนินการให้ท่าน

การรับรองเอกสารข้ามประเทศมีหลายขั้นตอนและมักเปลี่ยนแปลงตามอนุสัญญาระหว่างประเทศ (ดังกรณี Apostille ที่กำลังจะมีผลกับไทยในปี 2570) WPK Notary and Translation Services ให้บริการครบวงจรสำหรับเอกสารที่ต้องใช้ระหว่างไทย-จีน ได้แก่:

• แปลเอกสารทางกฎหมาย (ไทย ↔ อังกฤษ ↔ จีน) โดยนักแปลมืออาชีพ
• รับรองนิติกรณ์เอกสารเบื้องต้น (Notarial Services Attorney) ในกรณีที่หน่วยงานปลายทางกำหนด
• ประสานงานยื่นรับรองที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ และสถานทูต/สถานกงสุลที่เกี่ยวข้อง รวมถึงยื่นแทนท่านได้ผ่านหนังสือมอบอำนาจ (Power of Attorney)
• ให้คำปรึกษาเฉพาะกรณี พร้อมติดตามความคืบหน้าและแจ้งอัปเดตทุกขั้นตอน จนกว่าเอกสารจะพร้อมใช้งานจริง

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

Q: ตอนนี้ใช้ Apostille รับรองเอกสารไปจีนได้หรือยัง?

A: ยังไม่ได้ เอกสารไทยที่จะใช้ในจีนยังต้องผ่านกระบวนการ Legalization เต็มรูปแบบ จนกว่าอนุสัญญา Apostille จะมีผลบังคับใช้กับไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570

Q: จีนใช้ Apostille กับเอกสารไทยได้เลยไหม เพราะจีนเป็นภาคีแล้ว?

A: ไม่ได้ เพราะระบบ Apostille ต้องใช้ระหว่างสองประเทศที่เป็นภาคีทั้งคู่ ตราบใดที่ไทยยังไม่มีผลบังคับใช้ ก็ต้องใช้กระบวนการ Legalization แบบเดิมกับทุกประเทศคู่สัญญา รวมถึงจีน

Q: เอกสารที่รับรองแบบ Legalization ไว้ก่อนเดือนกุมภาพันธ์ 2570 จะยังใช้ได้หลังจากนั้นไหม?

A: โดยหลักการเอกสารที่รับรองถูกต้องตามกระบวนการ ณ ขณะนั้นยังคงมีผลตามกฎหมาย แต่ควรตรวจสอบกับหน่วยงานปลายทางเป็นรายกรณี เนื่องจากแนวปฏิบัติอาจแตกต่างกัน

Q: ใช้เวลานานแค่ไหนในการรับรองเอกสารไทย-จีนแบบ Full Legalization?

A: ขึ้นอยู่กับประเภทเอกสารและปริมาณงานของแต่ละหน่วยงานในช่วงนั้น ควรวางแผนล่วงหน้าและปรึกษาผู้เชี่ยวชาญเพื่อประเมินระยะเวลาที่แม่นยำสำหรับเอกสารของท่าน

Q: เอกสารจากฮ่องกงหรือมาเก๊า ใช้ขั้นตอนเดียวกับจีนแผ่นดินใหญ่หรือไม่?

A: ไม่เหมือนกัน ฮ่องกงและมาเก๊าเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille มาก่อนแล้วตั้งแต่ปี 2508 และ 2512 ตามลำดับ จึงอาจมีแนวปฏิบัติต่างจากจีนแผ่นดินใหญ่ ควรตรวจสอบและปรึกษาผู้เชี่ยวชาญก่อนดำเนินการ

หมายเหตุ: บทความนี้ให้ข้อมูลทั่วไปเพื่อการศึกษา ไม่ถือเป็นคำแนะนำทางกฎหมายเฉพาะกรณี กรุณาปรึกษาผู้เชี่ยวชาญสำหรับเอกสารและวัตถุประสงค์เฉพาะของท่าน

แหล่งอ้างอิง

• Hague Conference on Private International Law (HCCH) — ประกาศภาคยานุวัติของไทย, 30 มิถุนายน 2569

• EY Global — China Mainland becomes a signatory to the Apostille Convention

• กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศไทย (consular.mfa.go.th)

• Visa for China Service Center กรุงเทพฯ (visaforchina.cn)