Apostille เอกสารบริษัท

ธุรกิจไทยต้องเตรียมตัวอย่างไร ก่อนกฎหมายมีผลบังคับใช้ปี 2570

เอกสารบริษัทของคุณพร้อมส่งต่างประเทศแล้วหรือยัง?

บริษัทไทยที่ต้องส่งหนังสือรับรองบริษัท หนังสือมอบอำนาจ หรือมติที่ประชุมกรรมการไปใช้ในต่างประเทศ คงเคยเจอปัญหาเดียวกัน คือขั้นตอนการรับรองเอกสารที่ยุ่งยากและใช้เวลานาน ต้องผ่านทั้งทนายผู้รับรองลายมือชื่อ กรมการกงสุล และบางครั้งต้องไปยื่นต่อสถานทูตปลายทางอีกชั้นหนึ่ง กว่าจะได้เอกสารพร้อมใช้อาจใช้เวลาเป็นสัปดาห์

ข่าวดีคือ ไทยได้ยื่นภาคยานุวัติเข้าร่วมอนุสัญญา Apostille อย่างเป็นทางการแล้วเมื่อวันที่ 30 มิถุนายน 2569 และอนุสัญญาจะมีผลบังคับใช้กับไทยในวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ตามที่ยืนยันโดยสำนักงานเลขาธิการการประชุมเฮกว่าด้วยกฎหมายระหว่างประเทศแผนกคดีบุคคล (HCCH) ซึ่งเป็นหน่วยงานที่ดูแลอนุสัญญานี้โดยตรง บทความนี้จะพาผู้ประกอบการไปดูว่า Apostille คืออะไร ธุรกิจควรเตรียมตัวอย่างไรในช่วงเปลี่ยนผ่าน และเอกสารประเภทใดที่ยังไม่ครอบคลุมโดย Apostille

Apostille คืออะไร แตกต่างจากการรับรองเอกสารแบบเดิมอย่างไร

ระบบเดิมที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน (และยังคงใช้ต่อไปจนถึงก่อนวันที่มีผลบังคับใช้) เป็นกระบวนการหลายขั้นตอน โดยทั่วไปคือ

• เอกสารต้องผ่านการรับรองจากทนายความผู้ทำหน้าที่ Notarial Services Attorney ก่อน (สำหรับเอกสารที่ไม่ได้ออกโดยหน่วยงานรัฐโดยตรง เช่น หนังสือมอบอำนาจ)
• นำไปรับรองที่กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ
• หากประเทศปลายทางกำหนด อาจต้องนำไปรับรองที่สถานทูตหรือสถานกงสุลของประเทศนั้นอีกครั้ง

เมื่อ Apostille มีผลบังคับใช้ เอกสารที่ออกในไทยและจะใช้ในประเทศภาคีอนุสัญญาอื่น จะใช้เพียงตราประทับ Apostille ใบเดียวจากหน่วยงานที่รัฐบาลไทยกำหนด แทนขั้นตอนการรับรองหลายชั้นข้างต้น ทำให้ประหยัดเวลาและลดความยุ่งยากได้มาก โดยเฉพาะสำหรับธุรกิจที่ต้องส่งเอกสารไปต่างประเทศเป็นประจำ เช่น การเปิดบัญชีธนาคารในต่างประเทศ การจดทะเบียนบริษัทลูกในต่างประเทศ หรือการเข้าร่วมประมูลงานระหว่างประเทศ

เอกสารธุรกิจแบบไหนที่ Apostille ครอบคลุม — และแบบไหนที่ไม่ครอบคลุม

นี่คือจุดที่ผู้ประกอบการต้องระวังเป็นพิเศษ เพราะ Apostille ใช้ได้กับ "เอกสารราชการ" (public documents) เท่านั้น ตัวอย่างเอกสารธุรกิจที่โดยหลักการแล้วน่าจะเข้าข่าย ได้แก่ หนังสือรับรองบริษัทจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เอกสารทางศาล และหนังสือมอบอำนาจที่ผ่านการรับรองจากทนายผู้รับรองลายมือชื่อแล้ว

ในทางกลับกัน อนุสัญญานี้ไม่ครอบคลุมเอกสารที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับธุรกรรมการค้าหรือศุลกากร เช่น สัญญาซื้อขายเชิงพาณิชย์ ใบแจ้งหนี้ (invoice) หรือเอกสารศุลกากรบางประเภท เอกสารกลุ่มนี้ยังต้องผ่านกระบวนการรับรองรูปแบบอื่นต่อไป แม้ Apostille จะมีผลบังคับใช้แล้วก็ตาม ธุรกิจจึงไม่ควรสรุปเอาเองว่าเอกสารทุกประเภทของบริษัทจะใช้ Apostille ได้ทั้งหมด

นอกจากนี้ รายละเอียดเชิงปฏิบัติ เช่น หน่วยงานที่จะทำหน้าที่ออก Apostille อย่างเป็นทางการ (Competent Authority) และรายการเอกสารที่รับรองได้ครบถ้วน ยังรอการประกาศแนวปฏิบัติที่ชัดเจนจากกระทรวงการต่างประเทศใกล้วันที่มีผลบังคับใช้ ผู้ประกอบการที่อ่านบทความนี้หลังวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ควรตรวจสอบข้อมูลล่าสุดกับกรมการกงสุลอีกครั้งก่อนดำเนินการ

ธุรกิจควรเตรียมตัวอย่างไรในช่วงเปลี่ยนผ่านนี้

• อย่าหยุดยื่นเอกสารด่วน จนกว่าจะถึงวันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ขั้นตอนรับรองเอกสารแบบเดิมยังคงใช้บังคับอยู่ ธุรกิจที่มีความจำเป็นเร่งด่วนควรดำเนินการตามขั้นตอนปัจจุบันต่อไป ไม่ควรรอ Apostille
• จัดเตรียมเอกสารให้ถูกต้องตั้งแต่ต้นทาง หนังสือมอบอำนาจ มติที่ประชุมกรรมการ หรือเอกสารภายในของบริษัทที่ไม่ได้ออกโดยหน่วยงานรัฐ จำเป็นต้องผ่านการรับรองจากทนายผู้รับรองลายมือชื่อก่อนเสมอ ไม่ว่าจะใช้ระบบเดิมหรือระบบ Apostille ในอนาคต
• อย่าลืมเรื่องคำแปล Apostille ไม่ได้รับรองความถูกต้องของคำแปล หากประเทศปลายทางต้องการเอกสารเป็นภาษาอังกฤษหรือภาษาอื่น ธุรกิจยังต้องจัดเตรียมคำแปลที่มีคุณภาพและตรวจสอบได้แยกต่างหาก
• แยกประเภทเอกสารให้ชัดเจน หากเป็นเอกสารเชิงพาณิชย์ เช่น สัญญาซื้อขายระหว่างประเทศ ใบแจ้งหนี้ หรือเอกสารศุลกากร ควรวางแผนล่วงหน้าว่าจะยังต้องผ่านกระบวนการรับรองรูปแบบใด เนื่องจากอาจไม่เข้าข่าย Apostille

WPK ช่วยธุรกิจของคุณได้อย่างไร

WPK Notary & Translation Services ให้บริการรับรองเอกสารสำหรับธุรกิจที่ต้องส่งเอกสารไปใช้ในต่างประเทศแบบครบวงจร ทั้งการรับรองลายมือชื่อโดยทนายผู้รับรองลายมือชื่อ (Notarial Services Attorney) การจัดเตรียมเอกสารบริษัทให้ถูกต้องตามรูปแบบที่หน่วยงานปลายทางต้องการ และบริการแปลเอกสารไทย–อังกฤษ–ญี่ปุ่น เราติดตามความคืบหน้าของการบังคับใช้ Apostille อย่างใกล้ชิด เพื่อให้ลูกค้าธุรกิจของเราพร้อมเปลี่ยนผ่านไปใช้ระบบใหม่ได้ทันทีที่มีผลบังคับใช้ โดยไม่ต้องเสียเวลาเรียนรู้ขั้นตอนใหม่ด้วยตัวเอง

คำถามที่พบบ่อย

Apostille มีผลบังคับใช้กับไทยเมื่อไหร่

วันที่ 28 กุมภาพันธ์ 2570 ตามข้อมูลที่ยืนยันโดย HCCH หลังจากที่ไทยยื่นภาคยานุวัติเมื่อวันที่ 30 มิถุนายน 2569

ก่อนถึงวันที่มีผลบังคับใช้ ต้องทำอย่างไรกับเอกสารที่ต้องใช้ด่วน

ยังคงต้องใช้ขั้นตอนรับรองเอกสารแบบเดิม คือผ่านทนายผู้รับรองลายมือชื่อและกรมการกงสุลตามปกติ ไม่แนะนำให้รอ Apostille หากมีความจำเป็นเร่งด่วน

สัญญาการค้าระหว่างประเทศของบริษัทจะใช้ Apostille ได้หรือไม่

เอกสารที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับธุรกรรมการค้าหรือศุลกากรไม่อยู่ในความครอบคลุมของอนุสัญญา Apostille จึงยังต้องผ่านกระบวนการรับรองรูปแบบอื่นต่อไป ควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญเพื่อตรวจสอบเอกสารแต่ละประเภทเป็นรายกรณี

หนังสือมอบอำนาจของบริษัทต้องผ่านการรับรองจากทนายก่อนหรือไม่

ใช่ เอกสารที่ไม่ได้ออกโดยหน่วยงานรัฐโดยตรง เช่น หนังสือมอบอำนาจหรือมติที่ประชุมกรรมการ จำเป็นต้องผ่านการรับรองจากทนายผู้รับรองลายมือชื่อก่อนเสมอ ไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนเดิมหรือขั้นตอน Apostille

หน่วยงานใดจะเป็นผู้ออก Apostille ในไทย

ยังไม่มีการประกาศอย่างเป็นทางการในขณะนี้ คาดว่ากระทรวงการต่างประเทศจะประกาศรายละเอียดหน่วยงานที่รับผิดชอบใกล้วันที่มีผลบังคับใช้ ธุรกิจควรตรวจสอบข้อมูลล่าสุดกับกรมการกงสุลก่อนดำเนินการ